本業の拘束時間を減らす方法：少しの工夫で毎日2時間時短できます

2018-11-032023-01-08

本業の拘束時間を減らして副業時間を確保したい

という悩みにお答えします。

サラリーマンが副業するための最優先事項は『時間確保』です。

サラリーマンは本業での拘束時間が長いです。私は『朝から夜まで会議でびっしり』『返信が必要なメールが多数来ている』という感じで疲労困憊しています。

一方で、私は副業時間確保のために本業の拘束時間を減らす工夫をしています。試行錯誤を繰り返した結果、少しの工夫で毎日2時間本業の拘束時間を減らす事が出来ています。

1日2時間短縮を1年間続けると、副業時間を有給休暇2ヶ月分増やす事が出来ます。すごいでしょ。

本記事では、

本業の拘束時間を減らす方法

をお伝えします。

参考

会社で生産性を向上するためにはこの本が参考になります。
イシューからはじめよ知的生産の「シンプルな本質」 [ 安宅和人 ]

本業の拘束時間を減らすマインド：あなたの24時間の割り当てを決める

本業の拘束時間を減らすのマインドです。

あなたは自分株式会社の社長と考えてください。あなたの時間は資源です。あなたの24時間を何に割り当てるかを決めるという考え方が必要です。

24時間を睡眠・本業・その他のカテゴリに割り当てます。

私の場合、

睡眠：7時間
本業：11時間
その他：6時間

でした。

本業の拘束時間を減らす方法により「本業」の拘束時間を2時間短縮して「その他」の時間を2時間増やす事が出来ました。

今は

睡眠：7時間
本業：11→9 時間
その他：6→8 時間

となっています。

1年で250日働くとしたら、500時間です。500時間は本業の約50日分 です。有給休暇が2ヶ月増えた のと同じです。

本業の拘束時間を毎日2時間減らすと、有給休暇2か月分の時間を自由に使えるというマインドを持つと良いです。

本業の拘束時間を減らす方法の注意点：他人に迷惑を掛けない

本業の拘束時間を減らすためには注意点があります。人に迷惑をかけてはいけません。

例えば、

18時に帰ると決めたからという理由で、大事な仕事の途中に帰る
時間がないからという理由で、作りかけの資料で完成と宣言する
自分のペースを最優先するため、融通が全く利かなくなる

のような行為です。

こういう迷惑な人って本当にいるんですよ。私は過去に上の項目に相当する人に1人ずつ遭遇しました。その人を想像して上の3項目を書きましたw

あなたの拘束時間を減らしても、迷惑を掛ける形で他の人の拘束時間が増えてしまったら生産性向上とは言えません。

あなたのアウトプットはそのままに、あなたの拘束時間を減らす必要があります。

会社で生産性を向上するためにはこの本が参考になります。

イシューからはじめよ知的生産の「シンプルな本質」 [ 安宅和人 ]

本業の拘束時間を減らす方法(1)：優先度の高い順に着手する

私は仕事の数が多いです。最近特に増えてきました。あなたもきっとそうでしょう。テキストエディタで作っている「やる事リスト」の数が100個以上あります。

1日分のやる事は10個ぐらいです。この10個を優先度の高い順に着手します。

さらっと書きましたが、やる事を優先度の高い順に処理する事は難しいです。人ってどうしても興味があるものから着手してしまうからです。

対策はシンプルです。

テキストエディタ上で、その日に行う仕事を優先度順に並べてください。この優先度はしっかりと考えて並べます。優先度を決めたら「何も考えずに」上から実行してください。

「何も考えずに」がポイントです。実行段階で「何をやろうかな」という意思を入れてはいけません。

これを実行すると自分の興味のある事ができなかった、という日が出てきます。慣れないとかなり気持ち悪いです。でもそれで良いんです。

あなたの興味のある事ができなかった代わりに、優先度の高い仕事を処理しているわけですから、本業の拘束時間を減らす事に繋がります。

本業の拘束時間を減らす方法(2)：明確に業務依頼をする

私は同僚や協力会社さんへ業務を依頼する事があります。

その時に『こんな感じの事をやっておいて』のように曖昧なお願いをすると、的外れのアウトプットが来る事が多いです。

同僚や協力会社さんに曖昧なお願いをする
時間を掛けた結果、的外れなアウトプットが来る
『やり直し』と指摘する
『そんなことは聞いていない』と喧嘩になる

というケースを多数見てきました。『そりゃあ失敗するよ～』と感じる事も多かったです。

そこで、同僚や協力会社さんに対する業務依頼の仕方を工夫します。なぜ(Why)・何を(What)・どうやって(How) を明確にして業務依頼します。

明確な業務依頼をする事で欲しいアウトプットが得られるようになります。欲しいアウトプットを得られるようになると、あなたがアウトプットを検収する時間が減ります。

結果としてあなたと業務依頼先を合わせたトータルの生産性が向上します。

明確な業務依頼をする事は、依頼する側に負荷が掛かります。もし『なぜ・何を・どうやって』を明確にできない場合は、あなたの業務依頼が必要ないのかもしれません。

必要ない作業をあなた自身によってフィルターできるという効果もあります。これも本業の拘束時間を減らす事に繋がります。

本業の拘束時間を減らす方法(3)：やりかけの仕事をたくさん作る

仕事を一気に処理しようとすると上手く行かない事が多いです。一夜漬けが上手く行かないのと同じです。仕事の完成度は少しずつ上がっていくものです。

その為に、生産性向上のコツとして、やりかけの仕事をたくさん作っておくのが良いです。次回着手の立ち上げスピードが上がる・仕事の完成度が上がるという2つの効果があります。

(1) 次回着手の立ち上げスピードが上がる

今日の仕事が10個あるとします。今日中にそのすべてに着手します。例えば、5個は完了し5個はやりかけ、という状態にします。

未着手の仕事を始める場合、

この仕事は何だっけ？
そうだ、企画書を作らなければいけないんだった。
面倒だな。今日はやめて締切り直前に一気にやろう。

となって着手を先延ばしてしまう可能性があります。

しかし、

この仕事は何だっけ？
そうだ、企画書を作らなければいけないんだった。
表紙と目次だけ作っておこう。

というように仕事に少し着手する事が重要です。

やりかけの状態にしておくと、次に着手する時に『資料作成の続き』というというタスクになり、立ち上げスピードが上がります。

立ち上げスピードが上がる事はあなたの生産性向上につながります。

(2) 仕事の完成度が上がる

仕事をやりかけの状態にしておくと別の効果もあります。

新しいアイデアが思いつくのは『寝る前』と決まっています。夜は副交感神経が活発でアイデアが出るのです。

仕事をやりかけにして寝かせておく事で、ある日突然 寝る前にアイデアが思いつく 事があります。昼に書いたメモを夜に見るだけでアイデアが出るときもあります。

思いついたアイデアを仕事に反映出来ます。これによって仕事の完成度が上がります。仕事の完成度が上がる事は本業の拘束時間を減らす事に繋がります。

本業の拘束時間を減らす方法(4)：メモをゆっくり書く・修正する

メモを見返すと何が書いてあるか分からない
メモをしてみたら、メモ帳のすぐ上に同じことがメモしてあった

という事があります。『失敗したー』と後悔します。

メモは後で見返して意味が分かる必要があります。この失敗を避けるために私が編み出したコツがあります。『メモをゆっくり書く・修正する』です。

メモをゆっくりと時間を掛けて書いてください。これによって見返したときに内容がすぐに分かるようになります。

メモを読み返して分かりにくい時は修正してください。私は通勤電車の中で修正する事が多いです。Evernoteのようなクラウドのノートにメモをしておくと後で修正しやすいです。

後で見返した時に意味が分からないメモに価値はありません。メモはゆっくり書き、しっかりと見返して、必要なら修正しましょう。

この繰り返しが本業の拘束時間を減らす事に繋がります。

本業の拘束時間を減らす方法(5)：早朝勤務する

私は朝7時台に会社に行くようにしています。周りの人は9時30分頃に出社します。

朝の2時間を使って『メール処理』と『会議の予習』を誰にも邪魔されずに済ませます。

これだけで生産性向上につながります。これは本当にお薦めなので是非試してみてください。会社での拘束時間を減らす事が出来ます。

朝遅く会社に来て、会議中にメールを処理して、会議の内容を聞いていない人はどの組織にもいます。このような人は会議中に

あれ？それどういうことだっけ？

と突然発言します。

いま説明しましたけど聞いてませんでした？

と言いたくなりますが、偉い人だと言えない事も多いです。

このパターンの人を反面教師にしましょう。朝7時台に会社に行く事が本業の拘束時間を減らす事に繋がります。

本業の拘束時間を減らす方法(6)：会議開始前に会議室でスタンバイする

私は会議を開催する事が多いです。だいたい30分の会議です。

事前にまとめた事を
会議の冒頭に私が説明して
参加者で改善Actionを考えて決めて

会議を終わる事を目標にしています。

会議でも本業の拘束時間を減らすコツがあります。会議開始3分前に会議室でスタンバイする事です。

会議を開催すると必ず遅れて来る人がいます。それがキーマンだった場合は困ります。

会議に遅れて来る人は指摘しても治りません。行動で示すのが効果的です。キーマンが来るまでの時間を黙って待ちます。(その間は他の仕事をします)

遅れた人に対して『あなたが遅れたから会議の開催が遅れたんだよ』という雰囲気を醸し出します。5分遅れたら『5分x参加者分』の時間が無駄になる事をアピールします。

これを何度か繰り返すと、参加者が時間通りに集まるようになってきます。

『あの人が開催する会議には遅れると少し怖いから遅れないようにしよう』という気持ちになってもらえます。こうなればシメたものです。

あなたは会議の時間一杯を『必要なメンバーがそろった状態で』『あなたの目標を達成するために』使えるようになります。

これが本業の拘束時間を減らす事に繋がります。