案内メールをどうやって出そうか?

と困った経験はありませんか?

 

案内メールの出し方に正解はありませんが、おすすめはあります。

 

本連載では、ゴルフのコンペの幹事を上手くこなす方法をメリット編、事前準備編、案内メール編、当日編の4部構成で教えます。

 

  1. ゴルフコンペ幹事のメリット:感謝を得る・メンバーを知る・段取り力向上
  2. ゴルフコンペ幹事の準備:ゴルフ場予約・参加者集めと日程決め・景品購入
  3. ゴルフコンペ幹事が出す案内メール:スマホカレンダーにコピペさせたら合格
  4. ゴルフコンペ幹事が当日やる事:準備の遂行・想定外への対応・パーティー

 

 

本記事では、

ゴルフコンペの幹事がどのような案内メールを出せば良いか

をお伝えします。

 

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案内メールの心得

案内メールには細心の注意を払ってください。

 

一つの案内メールに十分な情報を書いて案内する必要があります。

 

当日までに誰からも質問が来ない事を目標に案内メールを出してください。

 

もし当日にあなたが急遽行けなくなっても、残りの人だけでコンペを開催できるぐらいの簡潔で十分な情報を案内メールで提供しましょう。

 

受け取り手があなたが送る案内メールをスマホのカレンダーにコピペする

 

ことを想定すると良いです。

 

第3者

案内メールに必要なことは全部簡潔に書いてあるな、じゃあこの案内メールをスマホのカレンダーにコピペしておこう

 

と認識してもらえたら合格です。

 

 

案内メールで書くこと

  • 開催日時
  • プレー代、昼食付きかも含めて
  • いつ、どこに、どんな状態で集合するか
  • 組み合わせ
  • 移動手段
  • ルール
  • 緊急連絡先
  • ゴルフ場に着く時間(任意)
  • ドラコン、ニアピンのホール(任意)

 

の情報があれば十分です。

 

 

案内メールの形式

テキスト形式で案内メールの本文のみ で問題ありません。

 

重要なのは形式ではなく内容です。

 

忙しい人は、必要な情報をテキストで簡潔に書いてあることを好みます。

 

資料作成が得意な方は、パワーポイントなどで絵や写真を交えてより装飾した案内文書を作るのも良いでしょう。

 

ただし、読み手にとって必要な情報を分かりやすく提供する事 を必ず意識してください。

 

装飾は綺麗だけど必要な情報がない というのは本末転倒です。

 

あなたの時間は有限です。

 

装飾資料を作る事よりもテキストをより分かりやすくより簡潔に仕上げる事に時間を使う方が良いです。

 

頑張って案内メールを作り、十分に推敲したら、それは読み手に必ず伝わります。

 

 

案内メール!組み合わせの決め方

案内メールには組み合わせを書きます。

 

コンペにおける組み合わせ決めは幹事の腕の見せ所です。

 

人間関係を分析して組を決めてください。

 

コンペを段取り良く進行するための要素を書きます。

 

コンペの主賓は最初の組にする

これは経験上大体そうでした

 

幹事は最初の組にする

幹事はプレー後に、パーティーの準備をする必要があるので最初の組にします。

 

平均スコアは最初の組を一番良くする

コンペ全体としてプレーが遅くならないように最初の組には出来るだけ早く回ってもらうのが良いです。

 

各組にLead出来る人を配置する

初心者を助けてあげるだけでなく、あまりにプレーが遅くなったら「バンカーから出して打っていいよ」のような判断が出来る人をLeaderとして配置してください。

 

知らない人同志を同じ組にする

ゴルフはコミュニケーションツールです。出来るだけ新しい人間関係を構築してあげましょう。

 

 

案内メール!その他決める事

配車

配車できる人を聞いておいて、各自にお任せで良いでしょう。

困っていそうな方がいたら調整してあげましょう。その旨を案内メールに含めてください。

 

ルール

一応コンペなので緩くてもルールは決めましょう。

下記のテンプレート程度で良いです。

 

 

案内メールのテンプレート

 

○○コンペの詳細連絡です。

[日時と場所]
日時
XX/XX(土)
nn:nnに着替えた状態でマスター室前に集合
場所
XXXX
<URL>
プレー代
XXXXX円(昼食付)

集合時間の1時間前を目安にゴルフ場に到着するようにしてください。

[組み合わせ]
第1組 nn:nn OUTスタート:XXさん、XXさん、…(*)
第2組 nn:nn OUTスタート:XXさん、XXさん、…(*)
第3組 nn:nn OUTスタート:XXさん、XXさん、…(*)
(*)の方はプレー後にマスター室へスコアの提出をお願いします

[移動手段]
車の方
乗り合わせなどは各自で調整お願いします。

電車の方
最寄駅 XX駅
nn:nn時発のクラブバスがあります

[コンペローカルルール]
– 1グリップ以内のパットはOKとする
– フェアウェイでは6インチプレースあり(手のひらの距離分を動かしてOKです)
– 空振りは無罰で打ち直し可

[ドラコン、ニアピン]
ドラコン:X番、X番
ニアピン:X番、X番

[緊急連絡先]
(幹事の名前)
(幹事の電話番号)

 

ドラコン、ニアピンのフラッグはちゃんと準備してくださいね。

こんなやつです。

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ゴルフコンペ幹事が出す案内メール:スマホカレンダーにコピペさせたら合格 まとめ

  • 案内メールの心得
  • 案内メールで書くこと
  • 案内メールの形式
  • 組み合わせの決め方、その他決める事
  • 案内メールのテンプレート

 

について一つの事例を紹介しました。

 

是非あなたが案内メールを出す時の参考にしてください。

 

あなたの組織にとって必要な情報があれば追加して頂き、参加者にとって価値のある案内メールを出してくださいね。

 

 

最後まで読んで頂きありがとうございました^^

 

 

次に読む記事はこちらです。

 

ゴルフコンペ幹事が当日やる事:準備の遂行・想定外への対応・パーティー

 

 

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