社内コンペの幹事がやる準備の必要十分条件:忘年会とほぼ同じ!?
会社困る人

社内コンペの幹事は何を準備すればいいの?必要十分条件は?

という悩みにお答えします。

 

社内コンペの幹事には多くの準備が必要です。準備の大変さは『忘年会の幹事より少し大変』ぐらいです。

 

社内コンペの幹事を初体験の方はそれなりに大変ですが、この記事で幹事がやる準備の必要十分条件を網羅しているので安心してください。

 

本記事では、

社内コンペの幹事がやる準備の必要十分条件

をお伝えします。



社内コンペ幹事の準備(1):いつ・何をするか?

いつ?

社内コンペの幹事が準備を開始する時期は社内コンペ当日の2-3か月前が良いです。春/秋だと早めに動かないとゴルフ場を予約できない場合があります。

 

社内コンペの幹事に指名された時点でこの期間を切っている場合(例えば1ヶ月前に突然指名された場合)は、すぐに準備を開始してください。

 

何を?

社内コンペの幹事が準備する事は

 

  • ゴルフ場予約・参加者集めと日程決め
  • ゴルフ場への確認と依頼
  • 参加者へ連絡、案内メール(これは別記事で書きます)
  • 景品購入

 

です。次項から一つずつ説明します。

 

社内コンペ幹事の準備(2):ゴルフ場予約・参加者集めと日程決め

『ゴルフ場の予約』と『参加者集めと日程決め』は並行して行うのが良いです。

 

『参加者が一番多い日を決めてからゴルフ場を探そう』と悠長に考えていると、ゴルフ場を予約できない場合があります。

 

『全ての候補日×最大の組数』でどこかのゴルフ場を予約し、日程が決まったらすぐにその日以外のゴルフ場の予約を全てキャンセルしてください。

 

数ヶ月先の予約に対してキャンセル料金が発生するゴルフ場はほぼありません。本当に行くつもりで予約しているのでキャンセルしても問題ありません。

 

ゴルフ場に迷惑が掛けないように、不要になったゴルフ場はすぐに予約キャンセルしてくださいね。

 

 

最大の組数は、最大参加人数を3で割った組数を予約してください。例えば最大で18人参加する場合は6組予約です。

 

社内コンペはドラコンやニアピン等のイベントを行うので、通常のプレーより少し時間が掛かります。

 

4人一組ではなく3人一組の方が、グループ全体のプレー時間が遅くならず他のプレーヤーに迷惑が掛かりません。

 

3B(3人一組)のプレーに追加料金が掛かる場合は、金額と相談して考えてください。

 

ゴルフ場の選び方

社内コンペの幹事が選ぶべきゴルフ場の条件を書きます。

 

(1) 参加候補者全員の家を考慮した場所にあるゴルフ場

 

 

全員の家から近い場所を選ぶことは不可能ですが、例えば、高速道路のI/Cから近い、駅から送迎バスが出ている、のようなゴルフ場を選ぶのが準備として適切です。

 

 

(2) プレー代が適切なゴルフ場

コミュニティによって変わりますが、だいたい関東地方の土日で1.5~2万円ぐらいが適切でしょう。安すぎて整備されていないゴルフ場は避けるのが無難です。

 

ゴルフ場のHPで予約すると少し安くなる場合がありますので確認してみてください。大人数のコンペだと差額も大きくなります。

 

 

(3) 初心者も楽しめるゴルフ場

コンペにはスコアが低いけど頑張って参加してくれている人もいます。その人も楽しめるように配慮してあげてください。

 

極端に狭い、極端に高低差が激しい、のようなコースだと当日のプレーの進行が遅れますし、その人が次回から来なくなってしまう可能性があります。

 

 

(4) キャンセル料が掛からないゴルフ場

10-20人規模の大人数なコンペでは、直前キャンセルや当日キャンセルが出る可能性が高いです。一組減ったら一組分がキャンセル扱いされます。

 

天気が悪い時はコンペを中止する事もあるでしょう。幹事として、コンペのキャンセルも想定しておくのが必要十分条件です。

 

参加者集めと日程決め

予定調整Toolを使うなどを使って、候補者の予定を聞いて最大人数の日を選ぶ という作業になります。

 

ここは普通の宴会と同じです。

 

社内コンペ幹事の準備(3):ゴルフ場への確認と依頼

キャンセル料の確認

キャンセル料のないゴルフ場を選んでいても、念のため電話でも確認してください。

 

当日キャンセルが出ることで組数が減ることは想定しておくべきです。

 

コンペルームの予約

多くのゴルフ場がドリンクを頼むことを前提に無料で使わせてくれます。

 

部屋数に限りがありますので、早めに予約しておくのが良いです。

 

コンペの順位表作成の依頼

ハンデの方式を伝えます。特にこだわりがない場合は 新ぺリア と伝えてください。

 

2種類のハンデの上限がある事に注意してください。

 

  • ホールごと:パーの2倍 or 無制限
  • 全スコア:36 or 無制限

 

私はどちらも無制限にする事をお薦めします。スコアが悪い人が逆転するチャンスがあるからです。

 

幹事からゴルフ場に指定しないと、自動的に、ホールごとはパーの2倍、全スコアは36、が選ばれてしまいますので注意してください。

 

社内コンペ幹事の準備(4):景品購入

景品の予算をどのくらいにするか

ゴルフはお金が掛かります。ただでさえお金が掛かるのに、さらにパーティ代まで高いと参加者の満足度が下がってしまいます。

 

ゴルフが上手で毎回上位になるため景品がもらえる、パーティでお酒を何杯か飲む、のような人は元が取れるため楽しい、という側面があるのかもしれません。

 

でもそんな人ばかりではないです。景品がもらえない人の立場で考えて『何ももらえなくてもこれなら我慢できる』と思える金額を設定するのが良いです。

 

全員から集める金額は多くて1000円程度にする事をお薦めします。

 

会社の偉い人が多く払ってくれる場合は、有効に活用してくださいね。

 

景品を何個購入するか

  • 上位3人
  • ブービー(最下位から数えて2位)
  • ドラコン、ニアピン

 

など、表彰する人の分だけ商品を買います。コツとしては何かしらの商品が全員に渡るように工夫するのが良いです。

 

景品をいつ購入するか

事前にゴルフ専門店などで購入するのが普通です。当日にゴルフ場で購入する。という方法もあります。

 

私の個人的な趣味ですが 幹事があまりがんばり過ぎてない 事を見せて参加者を安心させるために、景品をゴルフ場で当日に購入することがあります。

 

景品として何を買うか

景品は参加者の誰が受け取っても使えるものが良いです。全員がゴルフプレーヤーですから、ティーなどのゴルフ道具を買えば間違いないです。

 

コツとして『価格は高くないけどその商品にしては価格が高くて自分では買わない』ような商品は景品として喜ばれます。

 

例えばこういうものです。

 

adidas アディダス ゴルフ AWS47 グリーンフォーク

 

 

ゴルフ道具以外でもメンバーの多くが喜ぶ商品もあるでしょう。例えば以下です。

 

  • レーザーポインタ、液晶クリーナーのような事務用品
  • 子育てグッズ
  • マッサージグッズ
  • 食べ物

 

コンペの参加者の属性から喜ばれる景品を考えてみてください。

 

景品の具体例

私ならどのように景品を準備するか、の事例を書きます。

 

偉い人が号令をかけたら8人集まった、せっかくだから社内コンペしようという場合:

500円ずつ集める。社内コンペ当日に、そのゴルフ場名産の食べ物を1000円のものを4つ買う。

 

年に2回の社内コンペで15人集まったという場合:

1000円ずつ集める。パーティの全員分のドリンク代は集めたお金から出す(一人500円ぐらい)。

事前に1000円のものを7個購入しておく。余ったらパーティー中にゴルフ場の売店に何か買いに行く。

 

社内コンペの幹事がやる準備の必要十分条件:忘年会とほぼ同じ!? まとめ

  • 社内コンペの2-3か月前からゴルフ場予約・参加者集めと日程決めを開始する
  • キャンセル料を確認し、コンペルームの予約と順位表の作成を依頼する
  • 景品は、一人1000円を集めてゴルフ道具を買うのが無難



 

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